phone-icon + 38 (063) 020 39 35 arrow-icon
clock-icon

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

linkedin-icon
phone-icon + 38 (063) 020 39 35 arrow-icon
clock-icon

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Автоматизація роботи з клієнтами для мережі клінік

Клієнт: мережа клінік психологічної діагностики та когнітивної реабілітації. Центр займається діагностикою та корекцією психічних і нейропсихологічних розладів у дітей, відновленням когнітивних функцій. Прийом пацієнтів ведеться у двох клініках, а також онлайн. У компанії працюють 15 співробітників (психологи, адміністратори).

Автоматизація роботи з клієнтами для мережі клінік

Клієнт: мережа клінік психологічної діагностики та когнітивної реабілітації. Центр займається діагностикою та корекцією психічних і нейропсихологічних розладів у дітей, відновленням когнітивних функцій. Прийом пацієнтів ведеться у двох клініках, а також онлайн. У компанії працюють 15 співробітників (психологи, адміністратори).

-50%
Скорочення часу на опрацювання запитів
+40%
Підвищення точності та швидкості запису на прийом
-60%
Зниження обсягу рутинних завдань для адміністраторів

Деталі

Регіон:
Україна
Статус:
Виконано
Тривалість проєкту:
3 місяці

Проєкт спрямований на підвищення ефективності роботи адміністраторів у компанії, що надає послуги з бронювання часу прийому. Основні цілі включають автоматизацію процесу оповіщення клієнтів про майбутні зустрічі та зміни в графіку, інтеграцію всіх каналів комунікації (включно з сайтом, месенджерами, соціальними мережами та Google Календарем) для спрощення процесу бронювання, а також створення системи для моніторингу зайнятості фахівців. Це дасть змогу адміністраторам зосередитися на важливіших аспектах роботи, покращуючи загальну якість обслуговування клієнтів і підвищуючи задоволеність персоналу за рахунок зменшення рутинного навантаження.

Коментар спеціаліста

Провідний інтегратор проєкту
quote-icon

"Інтеграція та автоматизація процесів у Бітрікс24 дали нам змогу значно знизити навантаження на адміністраторів, поліпшити управління зайнятістю фахівців і підвищити якість обслуговування клієнтів."

Хід робіт

Крок 1

Підключення каналів комунікації: Facebook: Підключена сторінка Центру. Повідомлення від клієнтів потрапляють у чат відкритої лінії і створюється Лід. Усе листування з клієнтом зберігається в картці клієнта. Instagram: На підставі коментаря від нового клієнта створюється чат відкритої лінії і Лід. Усе листування з клієнтом зберігається в картці клієнта. Viber і Telegram: Створено чат-боти, які переводять клієнта в чат відкритої лінії, і подальше спілкування проходить всередині порталу Бітрікс24. Усе листування зберігається в картці клієнта. Автоматичні відповіді: Налаштовані автоматичні привітальні та прощальні повідомлення, повідомлення в неробочий час і закріплені співробітники для відповіді на запити клієнтів. Віджет на сайті: Віджет дає клієнту можливість написати запит, використовуючи зручний месенджер. Усі повідомлення потрапляють у чати відкритих ліній і зберігаються в картці клієнтів. Підсумок етапу: Усі можливі месенджери і точки комунікації зведені в одну систему, і їх легко відстежити, оскільки будь-яке джерело переводить користувача у відкриту лінію з менеджером. Усі дані автоматично зберігаються в особистій картці клієнта.

Крок 2

Налаштування бронювання ресурсів: Бронювання ресурсів: Візуалізує зайнятість за кабінетами, фахівцями та часом. Червоні мітки вказують, коли кабінет або фахівець зайнятий, і дають змогу адміністратору вибрати інший вільний час або кабінет. Підсумок етапу: Вирішено проблему з довгим процесом перевірки зайнятості фахівців, кабінетів або кімнат для онлайн конференцій.

Крок 3

Автоматичне надсилання повідомлень: Повідомлення клієнтам із запрошенням у чат відкритої лінії або з інформацією про час і місце запису на прийом, а також нагадування про прийом. CRM форми: Створено персоналізовані CRM форми, які заповнюють наявну інформацію з картки клієнта, а клієнту залишається тільки дозаповнити відсутні дані. Вся інформація з CRM форм потрапляє в картку клієнта на порталі Бітрікс24. Підсумок етапу: Зменшено роботу менеджерів на етапі підготовки та надсилання форм для заповнення, а також повідомлень про підтвердження прийому.

Крок 4

Автоматичне надсилання повідомлень: Повідомлення різного змісту надсилаються залежно від віку клієнта, напряму угоди (діагностика, консультація), місця проведення консультації (філія, онлайн-конференція) в обраний клієнтом канал комунікації. Підсумок етапу: Автоматизовано завдання розсилки нагадувань і умов прийому.

Результат

Налаштування чатів відкритих ліній: Вирішує проблему необхідності роботи на різних майданчиках. Вся комунікація з клієнтом зберігається в його картці. Налаштування бронювання ресурсів: Вирішує проблему накладок у графіках роботи кабінетів і фахівців. CRM форми: Дають можливість зібрати необхідну інформацію від клієнтів і записати її в картку клієнта на порталі Бітрікс24. Автоматичне надсилання повідомлень: Звільняє адміністраторів клініки від рутинної роботи та допомагає налагодити своєчасне сповіщення клієнтів про запис на прийом.

Залишилися питання?

Наші експерти готові відповісти на них. Залиште свої контактні дані. Будемо раді обговорити ваш проект!