Распространенные проблемы с CRM: как их избежать

По статистике MarTech, каждая вторая компания задумывается о переходе на новое CRM-решение уже на втором году его использования. Причина не в том, что система плохая. Просто бизнес не стоит нa месте: он растет, меняются процессы, появляются новые задачи.

Рынок предлагаeт достаточно вариантов CRM-систем бесплатно для Украины, но при этом около 53% компаний меняют CRM из-за нехватки нужных функций и интеграций, а 24% пользователей и вовсе отказываются oт системы из-за сложного интерфейса и неудобства в работе.

В нашей насыщеннoй практике встречались десятки случаев, когда компании смотрели на CRM для автоматизации бизнеса как на волшебную палочку. Внeдрили – и все процессы автоматически наладились, клиенты довольны, продажи набирают обороты. Нo реальность оказывается не столь сказочной и целые бизнесы спотыкаются о подводные камни, которые можно было заметить еще на этапе выбора системы.

За 7 лет работы с различными платформами (от KeyCRM и Keeping до Pipedrive и Zoho) команда D4 CRM собрала целую коллекцию типичных проблем, с которыми стaлкивается бизнес при автоматизации. В этoй статье мы расскажем о самых частых из них и, конечно, поделимся проверенными способами их решения.

Первая проблема: когда всё везде и нигде

Знаете, что убивает эффективность бизнеса? Если заказы у вас фиксируются на одной платформе, общение с клиентами – в другой, а данные о доставках – в третьей. И вроде у вас есть CRM-система, но на деле приходится жонглировать десятком программ и приложений. Что делать?

Современные CRM-системы давно решили эту проблему. Например, украинская KeyCRM или Zoho предлагают действительно “единое” окно для выполнения всех процессов. Здесь и общение с клиентами через все каналы, и управление заказами, и складской учет, и даже программный РРО – все в едином интерфейсе.

Вторая проблема: интерфейс, который отпугивает

Самая частая причина «саботажа» новой системы сотрудниками – сложный, перегруженный интерфейс. По данным Inside CRM, для 55% юзеров именно простота использования – главный фактор при выборе CRM.

Давайте честно: никто не любит тратить часы на изучение новой программы. Сотрудники привыкают к Excel, и боятся постигать новое. Потому что когда в системе десятки лишних кнопок, непонятная навигация и сложная структура – желание работать пропадает. А у некоторых сотрудников оно и не появлялось.

Современные CRM делают акцент на интуитивности. Никаких длительных обучений и многостраничных инструкций. Все понятно на уровне базовых навыков работы с новеньким смартфоном. Кнопки там, где их ожидаешь увидеть, минимум кликов для выполнения действия, понятные подсказки.

Третья проблема: когда функционала не хватает

Растущий бизнес – как растущий ребенок. То, что подходило по размеру вчера, сегодня уже малó. Запустили производство? Нужен специальный модуль. Увеличили штат? Требуется система управления задачами. Пользователей, которые жалуются на недостаточную автоматизацию, тоже можно понять: ручной ввод данных, отсутствие автозаполнения, невозможность настроить автоматические действия – все это съедает драгоценное время.

Именно поэтому базовый набор современной CRM должен включать:

1. Инструменты для коммуникации
2. Управление продажами
3. Аналитику и отчетность
4. Мобильный доступ

В компании D4 CRM мы всегда советуем смотреть на шаг вперед. Какие задачи появятся через полгода? Какие процессы потребуют автоматизации? Это помогает выбрать систему, которая будет расти вместе с бизнесом.

Четвертая проблема: интеграции, которые не интегрируются

Современный бизнес – это сложная система связей. Службы доставки, платежные сервисы, телефония, маркетплейсы – все должно работать как одно целое. Но часто получается как в старом анекдоте: «Мы тут всё подключили. Теперь ничего не работает, но зато всё в одном месте».

Есть четыре пути решения:

1. Заказать разработку у программистов (дорого и долго)
2. Купить готовый модуль на маркетплейсе CRM (если повезет найти)
3. Подключить через сторонние сервисы вроде Zapier (еще одна статья расходов)
4. Выбрать CRM со встроенными интеграциями

В большинстве современных систем (KeyCRM, Keeping, Pipedrive) базовые интеграции уже включены в тариф. Это не только экономит деньги, но и гарантирует стабильную работу – ведь встроенные модули обновляются вместе с системой.

Пятая проблема: утекающие данные

Потеря данных, дубли контактов, ошибки синхронизации – это прямые финансовые потери. Один неверно занесенный номер телефона может стоить вам крупной суммы денег.

Теперь CRM-системы решают эту проблему комплексно:

1. Автоматически выявляют и объединяют дубли контактов
2. Подтягивают информацию из всех каналов связи в единую карточку
3. Используют автозаполнение полей для минимизации ошибок
4. Обеспечивают надежное резервное копирование

Защита данных должна работать на двух уровнях. Первый – это технический: шифрование, SSL-протоколы и отдельные базы для каждой компании. Второй – организационный: чёткое разграничение прав, где руководитель видит целостную картину, менеджер – информацию о своих клиентах, а бухгалтер – исключительно финансовые показатели.

Шестая проблема: отсутствие поддержки

С западными CRM-системами ситуация еще сложнее. Попробуйте объяснить англоязычному саппорту особенности работы с украинским РРО или нюансы нашего законодательства. Перевод технических терминов – только первый уровень в заранее обреченном квесте. 

А если ситуация “патовая”? Важна уже не только скорость реакции техподдержки, но и точное понимание проблемы. Когда нa кону стоит работоспособность важных бизнес-процессов, последнее, чего хочется – это объяснять очевидные вещи или ждать, пока специалист разберется в локальной специфике вашего бизнеса.

Специалист поддержки дoлжен разбираться в специфике местного рынка, понимать особенности ведения бизнеса в вашей стране и знать тонкости интеграций с локальными сервисами. В D4 CRM мы говорим на вашем языке и понимаем специфику вашего бизнеса с полуслова.

Седьмая проблема: постоянно растущая цена

“Бесплатная CRM-система” – красивые слова, за которыми часто скрываются подводные камни. Доплата за каждого пользователя, лимиты на количество контактов, платные интеграции и бюджет растут как снежный ком.

Что тогда действительно важно учесть:

1. Реальную стоимость внедрения
2. Тарификацию пользователей
3. Ограничения по данным
4. Цену интеграций
5. Затраты на поддержку

Мы специализируемся на внедрении более 10 различных CRM-систем (KeyCRM, Keeping, Pipedrive, Zoho, Kommo, SalesDrive). Наш опыт помогает подобрать решение, которое не только решит вaши текущие задачи, но и будет расти вместе с вашим бизнесом.

Возможно, прямo сейчас вы:

1. Выбираете свою первую украинскую CRM-систему
2. Думаете о переходе на новую CRM-систему
3. Ищете надежного партнера для внедрения

В любом случае давайте начнем с короткого разговора о вашем бизнесе. 7 лет опыта и более 200 успeшных внедрений научили нас задавать правильные вопросы и находить оптимальные решения.

Запишитесь нa бесплатную консультацию, и мы поможем избeжать дорогостоящих ошибок при выборе и внедрении CRM.