phone-icon + 38 (063) 020 39 35 arrow-icon
flag-icon + 4 (857) 356 99 65
flag-icon + 38 (063) 020 39 35
clock-icon

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

search-icon
linkedin-icon
lang-icon
phone-icon + 38 (063) 020 39 35 arrow-icon
flag-icon + 4 (857) 356 99 65
clock-icon

Пн - Пт: 9:00 - 18:00

Кейс автоматизации контроля документооборота

Контроль проектов и задач

Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.

Кейс автоматизации контроля документооборота

Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.

Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.

Исходные данные

До обращения к нам клиент сталкивался с серьезными проблемами в области контроля документооборота:

Таким образом, неэффективный контроль документооборота не только создавал значительную нагрузку на персонал компании, но и напрямую влиял на финансовые показатели и удовлетворенность клиентов.

  • Отсутствовал системный подход к отслеживанию сроков действия ключевых документов клиентов.

  • Менеджеры вручную контролировали даты окончания разрешений.

  • По статистике, около 60% документов не были вовремя обновлены из-за человеческого фактора.

  • Менеджеры тратили до половины рабочего времени на мониторинг дат и ручную постановку задач. Но все равно случались ошибки.

  • Приблизительно 5 из 10 клиентов выражали недовольство несвоевременными уведомлениями о необходимости продления документов.

  • Компания ежемесячно теряла около 60% потенциально прогнозируемой выручки из-за простоев, связанных с просроченными документами

Задача

Необходимо было найти комплексное решение, которое автоматизировало бы процесс контроля сроков и минимизировало риски, связанные с человеческим фактором.

После проведения аудита существующих процессов, серии консультаций с руководством компании и анализа критических точек в работе с документами, мы разработали следующий план действий:

  • Создать систему автоматического отслеживания сроков действия ключевых документов

  • Внедрить механизм автоматической постановки задач менеджерам заблаговременно до истечения сроков

  • Разработать гибкую структуру данных для хранения информации о различных типах документов

  • Минимизировать ручные операции в процессе контроля документооборота

  • Обеспечить прозрачность всего процесса для улучшения аналитики и контроля

Ход работ

Создали структуру данных для учета документов

Добавили в CRM-систему специальные поля для хранения дат окончания различных типов документов.

Внедрили систему тегов для управления процессами

Добавили тег, который служит триггером для активации автоматических задач связанных с прозвоном клиентов. Настроили правила применения и удаления тега в зависимости от статуса клиента.

Разработали систему автоматических задач

Настроили правила создания задач за 30 дней до даты окончания каждого документа. Сформировали четкий формат текста задачи: «Через 30 дней дата окончания протокола. Связаться с клиентом». Настроили автоматическое назначение ответственных за каждую задачу.

Настроили условия срабатывания автоматизаций

Автозадачи создаются только для сделок на успешных этапах. Обязательное условие — наличие тега-тригера. Требуется заполненная дата окончания соответствующего документа.

Что получилось

В результате внедрения системы автоматизации контроля документооборота:

Создана комплексная система отслеживания документов

  • Все ключевые даты хранятся в структурированном виде в CRM-системе

  • Настроены автоматические напоминания за 30 дней до истечения срока каждого документа

  • Все процессы прозрачны и поддаются контролю.

Автоматизирована постановка задач

* Пример постановки задачи

  • Система самостоятельно создает задачи для менеджеров в нужное время

  • Каждая задача содержит четкую формулировку и срок выполнения

  • Менеджеры избавлены от необходимости самостоятельно отслеживать даты

Упрощен процесс работы с клиентами

* Пример списка задач по работе с клиентами

  • Своевременные уведомления позволяют заблаговременно контактировать с клиентами

  • Снижен риск просрочки документов

  • Улучшен уровень клиентского сервиса

Выводы и итоги

Внедрение автоматизированной системы контроля документооборота позволило компании достичь значительных улучшений:

  • star

    Повышение эффективности работы

    • Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%

    • Высвобожденные ресурсы направлены на развитие отношений с клиентами

    • Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%

  • star

    Улучшение клиентского сервиса

    • Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%

    • Уровень удовлетворенности клиентов вырос на 20%

    • Число повторных обращений клиентов увеличилось на 15%

  • star

    Финансовые результаты

    • Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%

    • Снижение операционных расходов на контроль документооборота составило 25%

    • Общая рентабельность бизнеса выросла на 5%

  • star

    Масштабируемость бизнеса

    • Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.

    • Система готова к масштабированию и может быть адаптирована под новые типы документов или требования

Внедренное решение не только решило текущие проблемы компании, но и создало надежную основу для дальнейшего развития бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов.

У вас остались вопросы?

Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!

    Готовы увеличить свой доход?

    Увеличивайте прибыль с помощью маркетинга на основе данных и под руководством экспертов.

    timer-icon

    Экономьте время с помощью наших проверенных временем решений

    us-dollar-icon

    Увеличивайте прибыль с помощью собственных экспертов из вашей отрасли

    trending-up-icon

    Опережайте конкурентов с помощью стратегий, основанных на данных и нашей экспертности

    Похожие кейсы

    Продажи «Быстрее. Выше. Сильнее»

    Клиент — компания, занимающаяся продажей стройматериалов с шестью направлениями деятельности, обратилась к нам для интеграции своих онлайн-продаж в систему Битрикс24 для улучшения прозрачности и эффективности всех каналов продаж, включая маркетплейсы Rozetka и Prom.

    Автоматизация бизнес-процессов на «реанимацию спящих клиентов»

    Наш клиент, занимающийся продажей стройматериалов на B2B рынке, обратился к нам с задачей автоматизации процесса «реанимации» клиентов, которые не совершали покупку дольше 90 дней. Целью было обеспечить долгосрочное сотрудничество и вернуть «спящих» клиентов к активным покупкам.

    Автоматизация создания договора купли-продажи для застройщика

    Инвестиционно-девелоперская компания GRAF-DEVELOPMENT, специализирующаяся на жилой недвижимости бизнес-класса в Одессе и области, обратилась к нам с задачей автоматизации процесса создания договоров купли-продажи в Битрикс24. Целью было ускорить работу менеджеров и минимизировать влияние человеческого фактора.

    Разработка сайта и фирменного стиля для туристического агентства Chernobyl Global

    Проект включал разработку комплексного сайта для агентства Chernobyl Global, организующего туры в Чернобыльскую зону отчуждения, а также создание фирменного стиля и логотипа компании.

    Автоматизация финансового учета в отеле

    Наш клиент ведет всю работу с клиентами в Битрикс24: система фиксирует обращения со всех каналов продаж, сохраняет контактную информацию о клиенте в единую базу и записывает историю коммуникаций. Менеджеры могут создавать новые бронирования прямо в Битрикс24, которые отображаются в PMS, и наоборот, все заявки из PMS превращаются в сделки в Битрикс24. Вся работа с сделками ведется на портале, документы и счета автоматически генерируются и отправляются из Битрикс24.

    Система оценки качества услуг для отеля

    К нам за помощью обратилась владелица престижного отеля в Одессе с задачей автоматизации бизнес-процессов, а именно — автоматизированного сбора обратной связи от гостей отеля. Из-за заключенного NDA название компании не разглашается.

    Система выставлений онлайн-ссылок на оплату для отеля

    К нам за помощью обратилась владелица престижного отеля в Одессе с задачей автоматизации бизнес-процессов, а именно — настройка и активация возможности оплаты с помощью онлайн-ссылок. Из-за заключенного NDA название компании не разглашается.

    Битрикс24 для сети отелей Valletta Group

    Сеть отелей Valletta Group, расположенная в Коблево, обратилась к нам с задачей оптимизации процесса бронирования и системного сбора данных о клиентах перед началом высокого сезона. Общий номерной фонд сети — 500 номеров.

    Разработка корпоративного сайта и фирменного стиля для компании AutoSRS

    Проект по созданию корпоративного сайта и фирменного стиля для AutoSRS, специализирующейся на восстановлении систем безопасности автомобилей по всей Украине.

    Оптимизация интернет-магазина домашней обуви KapStore

    Переработка интернет-магазина KapStore, специализированного на продаже домашней обуви, для улучшения пользовательского интерфейса и увеличения трафика и продаж в Украине.