Исходные данные

До обращения к нам компания сталкивалась с рядом проблем в организации процесса продаж:

• В CRM-системе существовала единая длинная и неструктурированная воронка «Продажи первичные», включавшая более 20 этапов. 
• По статистике, менеджеры тратили до одного часа рабочего времени на поиск нужного этапа в громоздкой воронке, а также нужного клиента.
• Отсутствовало четкое разделение зон ответственности между сотрудниками разных отделов, а также часто менеджеры путались в клиентах.
• Около 50%  сделок задерживались на стадии перехода от продажи к оформлению контракта.
• Руководству требовалось до 3-4 часов еженедельно для формирования корректной аналитики по разным этапам сделки.
• Этапы предпродажной работы, продаж и заключения контрактов были смешаны в одной воронке, что усложняло управление процессами.

Воронка включала разные этапы: от первичного контакта («Неразобранное», «Новая заявка», «Недозвон») до заключения контракта («Контракт подписан», «Получил контракт», «Успешно реализован»). Однако не была построена логично и не соответствовала настоящему процессу продажи. 

А поскольку все сценарии продажи были собраны в одну воронку главной проблемой стали ошибки менеджеров, которые не могли правильно провести процесс продажи в CRM системе.

Задача

После проведения анализа текущего процесса продаж, изучения структуры воронки и серии консультаций мы составили подробный план работ, который содержал в себе главную задачу: Оптимизация процесса продажи и разделение воронок продаж.

1. Разделить существующую воронку продаж на две логически связанные:
   • «Продажи» — для работы с клиентами до момента передачи документов на оформление
   • «Контракт» — для процесса подготовки и подписания договоров
2. Обеспечить корректный перенос всех существующих сделок в новые воронки с сохранением данных
3. Сохранить и адаптировать все настроенные автоматизации для обеих воронок
4. Обеспечить прозрачную аналитику по каждому из этапов

Что делали

Для решения поставленных задач мы выполнили следующие работы:

1. Анализ и реструктуризация воронки:
   • Провели анализ существующей воронки.
   • Разделили её на несколько воронок. 
   • Выбрали этап «Данные переданы» как точку разделения всех воронок продаж.
2. Создание новых воронок продаж.
   • Разработали структуру новых воронок продаж
   • Согласовали их с руководителем отдела продаж, внесли корректировки.
3. Создание и тестирование.
   • Создали новые воронки продаж в системе.
   • Протестировали функционал и переход между шагами продажи.
4. Миграция существующих сделок:
   • Перенесли все сделки из этапов, начиная с «Данные переданы», в новые воронки.
   • Обеспечили размещение каждой сделки на соответствующем этапе
5. Перенос и адаптация автоматизаций:
   • Перенесли существующие автоматизации во все воронки продаж.
   • Адаптировали автозадачи для нового разделения процессов
   • Настроили запуск Salesbot и его корректную работу.
   • Сохранили логику автоматического копирования сделок в следующие воронки на завершающих этапах

Сложности

Сложность этого проекта заключалась только в длительном тестировании и правках, которые следовали уже от менеджеров компании клиента. Ведь нужно было обеспечить комфортное использование и логические переходы в воронках продаж.

Тестирование было необходимым этапом, поскольку позволяло:

• Выявить возможные ошибки в логике перехода между этапами воронок
• Убедиться, что все автоматизации корректно срабатывают на каждом этапе
• Проверить, что все сотрудники понимают новую структуру и могут эффективно с ней работать
• Удостовериться, что аналитические отчеты формируются правильно и отражают реальную картину продаж
• Предотвратить возможную потерю данных или сделок при трансформации воронки

Только после тщательного тестирования и внесения всех необходимых корректировок система  новых воронок продаж была полностью введена в эксплуатацию.