Исходные данные (ДО обращения)

До обращения к нам компания клиента находилась в следующей ситуации:

• Использовались две разные системы AmoCRM, между которыми отсутствовала синхронизация
• Сделки и информация о клиентах хранились разрозненно, что затрудняло полноценный анализ
• Процесс ручного переноса данных занимал значительные ресурсы команды
• Заявки с сайта компании поступали на электронную почту и требовали ручной обработки
• Отсутствовал защищенный механизм доступа к важным данным в карточках сделок
• Менеджеры имели неограниченный доступ к изменению системных полей, что приводило к ошибкам

По нашим оценкам, сотрудники тратили до 25% рабочего времени на ручную обработку заявок с сайта и до 15% на исправление ошибок, связанных с человеческим фактором. Миграция данных между системами могла занимать до 3-5 рабочих дней при полноценном вовлечении 2-3 сотрудников. Около 12% важной информации терялось при ручном переносе данных, а время реакции на новые заявки могло достигать 2-3 часов.

Вывод: Без комплексного решения данных проблем компания рисковала столкнуться с увеличением операционных расходов, снижением качества обслуживания клиентов и потерей критически важных данных. Внедрение новых маркетинговых каналов без автоматизации процесса обработки заявок только усугубило бы ситуацию. С ростом бизнеса риски, связанные с несанкционированным изменением данных менеджерами, становились все более значимыми.

Задача

После проведения аудита существующих процессов и исследования особенностей работы команды и мы сформулировали следующую глобальную задачу:

Создать единую защищенную экосистему управления клиентскими данными с автоматизированной обработкой заявок, контролем доступа и полной сохранностью исторической информации.

Вывод: Реализация этой задачи позволит клиенту сократить операционные издержки, минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором, и ускорить процесс обработки заявок. Это создаст фундамент для дальнейшего масштабирования бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов. Правильно реализованный контроль доступа обеспечит безопасность данных и прозрачность бизнес-процессов.

Что делали (процесс работы)

1. Миграция данных между CRM-системами

• Провели полный аудит структуры данных в обеих AmoCRM для выявления всех полей и зависимостей
• Создали необходимые поля и настроили их соответствие в целевой системе
• Разработали методологию переноса с сохранением истории взаимодействия, этапности сделок и ответственных
• Подготовили промежуточную таблицу для структурированной миграции с корректным маппингом полей
• Осуществили поэтапный импорт с верификацией данных на каждом этапе

2. Настройка парсера для автоматизации обработки заявок

• Настроили интеграцию с почтовым сервером для сбора заявок с сайта
• Разработали алгоритм извлечения ключевых данных из входящих писем
• Создали логику автоматического заполнения полей в карточке сделки
• Настроили автоматическое форматирование названий сделок по шаблону «Имя + Телефон»
• Реализовали автоматическое создание примечаний со структурированной информацией из заявки

3. Внедрение системы контроля доступа к данным

• Проанализировали существующий виджет скрытия полей и его возможности
• Разработали архитектуру взаимодействия между скрытыми и видимыми полями
• Настроили автоматическое копирование данных из системных полей в поля отображения
• Создали механизм защиты от несанкционированного изменения значимой информации
• Обеспечили полную видимость истории изменений для администраторов системы

Сложности

В процессе реализации проекта мы столкнулись с рядом технических и организационных вызовов:

• Несовпадение структуры данных между AmoCRM-системами потребовало создания сложной системы соответствия
• API AmoCRM накладывал ограничения на количество запросов, что замедляло процесс миграции
• Часть данных в исходной системе имела нестандартный формат, требующий дополнительной обработки
• Стандартные возможности виджета скрытия полей не полностью соответствовали требованиям задачи
• Возникали сложности с корректным парсингом писем разного формата от разных форм на сайте

8 из 10 выявленных сложностей были решены с помощью нестандартных программных решений, для остальных разработали обходные пути, минимизирующие их влияние на конечный результат.