Миграция данных и интеллектуальная автоматизация бизнес-процессов на Amo CRM
Миграция данных и интеллектуальная автоматизация бизнес-процессов на Amo CRM
В условиях современного бизнеса качество и надежность CRM-системы определяют эффективность продаж и удовлетворенность клиентов. Компания клиента занимается продажей электростанций под ключ. Клиент столкнулся с необходимостью миграции данных между CRM-системами и оптимизации рабочих процессов.
Предлагаем вашему вниманию кейс, который демонстрирующим комплексный подход к решению задач бизнеса при сохранении корпоративной безопасности и повышении продуктивности команды.
Исходные данные (ДО обращения)
До обращения к нам компания клиента находилась в следующей ситуации:
По нашим оценкам, сотрудники тратили до 25% рабочего времени на ручную обработку заявок с сайта и до 15% на исправление ошибок, связанных с человеческим фактором. Миграция данных между системами могла занимать до 3-5 рабочих дней при полноценном вовлечении 2-3 сотрудников. Около 12% важной информации терялось при ручном переносе данных, а время реакции на новые заявки могло достигать 2-3 часов.
Вывод: Без комплексного решения данных проблем компания рисковала столкнуться с увеличением операционных расходов, снижением качества обслуживания клиентов и потерей критически важных данных. Внедрение новых маркетинговых каналов без автоматизации процесса обработки заявок только усугубило бы ситуацию. С ростом бизнеса риски, связанные с несанкционированным изменением данных менеджерами, становились все более значимыми.
-
Использовались две разные системы AmoCRM, между которыми отсутствовала синхронизация
-
Сделки и информация о клиентах хранились разрозненно, что затрудняло полноценный анализ
-
Процесс ручного переноса данных занимал значительные ресурсы команды
-
Заявки с сайта компании поступали на электронную почту и требовали ручной обработки
-
Отсутствовал защищенный механизм доступа к важным данным в карточках сделок
-
Менеджеры имели неограниченный доступ к изменению системных полей, что приводило к ошибкам
Задача
После проведения аудита существующих процессов и исследования особенностей работы команды и мы сформулировали следующую глобальную задачу:
Вывод: Реализация этой задачи позволит клиенту сократить операционные издержки, минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором, и ускорить процесс обработки заявок.
Это создаст фундамент для дальнейшего масштабирования бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов. Правильно реализованный контроль доступа обеспечит безопасность данных и прозрачность бизнес-процессов.
-
Создать единую защищенную экосистему управления клиентскими данными с автоматизированной обработкой заявок, контролем доступа и полной сохранностью исторической информации.
Что делали (процесс работы)
-
Миграция данных между CRM-системами
Провели полный аудит структуры данных в обеих AmoCRM для выявления всех полей и зависимостей
Создали необходимые поля и настроили их соответствие в целевой системе
Разработали методологию переноса с сохранением истории взаимодействия, этапности сделок и ответственных
Подготовили промежуточную таблицу для структурированной миграции с корректным маппингом полей
Осуществили поэтапный импорт с верификацией данных на каждом этапе
-
Настройка парсера для автоматизации обработки заявок
Настроили интеграцию с почтовым сервером для сбора заявок с сайта
Разработали алгоритм извлечения ключевых данных из входящих писем
Создали логику автоматического заполнения полей в карточке сделки
Настроили автоматическое форматирование названий сделок по шаблону «Имя + Телефон»
Реализовали автоматическое создание примечаний со структурированной информацией из заявки
-
Внедрение системы контроля доступа к данным
Проанализировали существующий виджет скрытия полей и его возможности
Разработали архитектуру взаимодействия между скрытыми и видимыми полями
Настроили автоматическое копирование данных из системных полей в поля отображения
Создали механизм защиты от несанкционированного изменения значимой информации
Обеспечили полную видимость истории изменений для администраторов системы
Сложности
В процессе реализации проекта мы столкнулись с рядом технических и организационных вызовов:
-
Несовпадение структуры данных между AmoCRM-системами потребовало создания сложной системы соответствия
-
API AmoCRM накладывал ограничения на количество запросов, что замедляло процесс миграции
-
Часть данных в исходной системе имела нестандартный формат, требующий дополнительной обработки
-
Стандартные возможности виджета скрытия полей не полностью соответствовали требованиям задачи
-
Возникали сложности с корректным парсингом писем разного формата от разных форм на сайте
Что получилось
В результате выполненных работ:
Результаты
-
Успешно перенесены 100% сделок из одной AmoCRM в другую с сохранением всех связей и истории
-
Внедрен автоматический парсер, сокращающий время обработки заявки с 15-20 минут до 1-2 минут
-
Создана система автоматического заполнения карточек сделок с структурированной информацией
-
Реализован механизм защиты важных полей от случайного или намеренного изменения
-
Обеспечен полный аудиторский след для администраторов при сохранении простоты интерфейса для менеджеров
Выводы и итоги
Реализация данного проекта для компании клиента позволила достичь следующих результатов:
-
Единое информационное пространство
Все исторические и текущие данные теперь собраны в одной системе, что обеспечивает полноту аналитики и принятия решений.
-
Автоматизация рутинных процессов
Сотрудники высвободили до 40% рабочего времени, которое ранее тратилось на ручную обработку данных.
-
Повышение безопасности данных
Внедренная система контроля доступа предотвращает несанкционированные изменения критически важной информации.
-
Ускорение реакции на заявки
Среднее время от получения заявки до первого контакта с клиентом сократилось с 2-3 часов до 10-15 минут.
-
Масштабируемость решения
Созданная инфраструктура позволяет легко адаптироваться к растущим объемам заявок без необходимости увеличения штата.
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!
Заказать консультациюГотовы увеличить свой доход?
Увеличивайте прибыль с помощью маркетинга на основе данных и под руководством экспертов.
Экономьте время с помощью наших проверенных временем решений
Увеличивайте прибыль с помощью собственных экспертов из вашей отрасли
Опережайте конкурентов с помощью стратегий, основанных на данных и нашей экспертности
