Все как на ладони: Как мы автоматизировали управление закупками и платежами

IT-решения

Инвестиционно-девелоперская компания, специализирующаяся на жилой недвижимости бизнес-класса в Одессе и области, обратилась к нам с задачей: автоматизировать процесс закупок и платежей.

Все как на ладони: Как мы автоматизировали управление закупками и платежами

На 100%

Автоматизированы процессы закупки.

На 70 %

Выросли продажи компании

В 5 раз

Ускорены процессы закупки и оформления договоров бухгалтерией

Детали

Регион:

Одесса и область

Количество сотрудников:

более 1000

Сфера бизнеса:

строительный бизнес

Масштабы бизнеса:

большой бизнес с множественными подразделениями

Статус:

Выполнен

Условия публикации кейса:

название компании под NDA

О проекте

Строительная компания с литовским менеджментом и мировым именем, известная своими проектами недвижимости в Литве, Латвии и Украине.

Компания специализируется на жилой недвижимости премиум и комфорт-класса, а также на муниципальных проектах в Одессе и Одесской области. Ключевыми аспектами всех проектов являются современный архитектурный стиль, использование инновационных технологий и соблюдение европейских стандартов качества и безопасности.

Проблема: клиент обратился к нам с целью автоматизировать процесс утверждения платежей и повысить прозрачность закупок. Проект также включал задачу упрощения взаимодействия персонала в рамках рабочего процесса.

Цель этого проекта:

Как мы решили эти задачи? Смотрите дальше!

Автоматизировать процесс подачи и утверждения заявок на закупки.
Обеспечить центральный офис отчетами по тратам на конкретный объект.
Высоко нагруженное и многофункциональное приложение до 1000 пользователей одновременно.
Упростить процесс принятия решения об оплатах поставок.

Комментарий специалиста

Project manager компании D4 CRM

Особенность проекта в том, что нужно учесть все нюансы работы бизнес процессов клиента.
А также для разных ролей предоставить удобный и простой интерфейс.
К примеру, для сотрудников, которые работают на объектах была разработана мобильная версия приложения. Но в основном многие отделы получили версию для компьютерной работы за исключением финдиректора, для руководства помимо таблиц закупок и дашбордов аналитики десктоп, была реализована упрощенная версия под мобайл, чтобы в любой момент подтвердить или отклонить предложенную закупку.

Ход работ

1 этап. Аудит и серия консультаций для формализации задач и написания ТЗ.

На первом этапе был проведен аудит и серия консультаций для заказчика. Система сложная и многозадачная, что вызывает и необходимо разработать её так, чтобы она была удобна для всех подразделений компании. Консультации направлены на сбор информации о деятельности каждого подразделения компании, выявления ключевых ролей и задач каждого сотрудника.

2 этап. Создание первичного моделирования.

Выполнено моделирование бизнес-процессов в нотации bpmn. Проработка мокапов и интерфейсов в Figma. Создание технической документации на проект.

3 этап. Обсуждение и утверждение плана работ.

Прошла серия обсуждений для составления команды и календарного плана работ. С нашей стороны были предложены разработчики уровня middle.

4 этап. Разработка системы.

На этом этапе разработчики приступили к реализации проекта и создали окружение для разработки. Одновременно шла разработка Front и Back для экономии времени. Для реализации использовались технологии: Vue.js, Laravel, Docker, а также некоторые элементы Bootstrap для ускорения верстки.

5 этап. Тестирование.

Процесс тестирования был разбит на два этапа. 1 этап: Тестирование спринта на dev сервере. 2 этап: Тесты на prod сервере клиента. Для чего было принято такое решение: Это помогло уменьшить количество багов на 95%, и поставить клиенту рабочее программное обеспечение без серьезных проблем. А также у клиента была возможность протестировать сервис до того, как сотрудники примутся за его освоение.

6 этап. Сдача проекта.

Проведен финальный показ на сервере клиента. Продемонстрировано работу системы.

7 этап. Проведение обучения.

Проведено онлайн обучение для сотрудников компании. Различных ролей к примеру: прораб, закупщик, бухгалтер, контролер. Для каждого отдела составили видеоинструкции, а также обеспечили поддержку после завершения работы над проектом.

Результаты проекта

Этот масштабный и очень интересный проект привел наших клиентов в полный восторг. Ведь мы разработали индивидуальное веб-приложение, которое позволило сократить время по принятию операционных решений и упростить процесс закупок для строительных объектов.

Результаты

Создавать ЖК, секции и прочие объекты необходимые в дальнейшем для учета.
Создавать пользователей различных ролей, от прораба до финансового директора, а так же предоставлять доступ к определенным сущностям.
Создавать категории трат для построения аналитики в дальнейшем.

Создание заявок на закупку
- Прохождение полного цикла от прораба к закупщику.
- Подтверждение Главным бухгалтером или фин директором.
- Закупка и поставка на объект.
Удобная отчетность и аналитика
- Дашборды аналитики с возможностью фильтрации и сортировки по необходимым объектам и категория трат.
  Выгрузка данных в pdf, excel, google sheets.
- Безопасность и конфиденциальность
- Система размещена на отдельном сервере, и получить ее адрес не зная об ее существовании невозможно.
  Сквозное шифрование данных в БД.

Управление проектами и пользователями

Администрирование:
- Создание и управление жилыми комплексами (ЖК), секциями и другими объектами недвижимости.
- Гибкая система ролей пользователей: прораб, закупщик, финансовый директор и др.
- Настройка индивидуальных прав доступа для каждого пользователя к различным сущностям системы.
Организация работы:
- Создание категорий затрат для детального анализа финансовых операций.
- Возможность создания иерархической структуры объектов для удобного управления крупными проектами.

Управление закупками

Цикл закупки:

Инициация заявок на закупку непосредственно прорабом.
Прохождение заявки по утверждающей цепочке: от прораба к закупщику, а затем к финансовому директору или главному бухгалтеру.
Отслеживание статуса заявки на всех этапах.
Формирование заказа поставщику и контроль поставки материалов на объект.

Отчетность и аналитика

Мощные инструменты анализа:

Интерактивные дашборды с возможностью фильтрации и сортировки данных по различным параметрам (объекты, категории затрат и др.).
Визуализация данных в удобном для восприятия формате.
Экспорт данных: Гибкие возможности экспорта данных в популярные форматы (PDF, Excel, Google Sheets) для дальнейшей обработки и анализа.

Безопасность и конфиденциальность

Высокий уровень защиты данных:

Размещение системы на изолированном сервере с ограниченным доступом.
Сквозное шифрование данных в базе данных для предотвращения несанкционированного доступа.

Функции составленные для клиента в индивидуальном порядке

Индивидуальные разработки:

Создание заявок на закупку: Возможность прикреплять к заявке технические задания, спецификации, коммерческие предложения.
Поддержка различных типов закупок (тендер, прямой договор и др.).
Дашборды аналитики: Предоставление готовых шаблонов дашбордов для анализа затрат по проектам, эффективности закупок, динамики цен на материалы.
Уведомления: Настройка системы уведомлений о важных событиях (например, о просроченных заявках, о поступлении новых материалов на склад).

Выводы

Внедрение и разработка индивидуальной CRM системы позволило компании достичь таких показателей:

Сокращено время оформления закупок.
Ускорение отслеживания всех финансовых операций.
Возможность работы сотрудников в любых условиях благодаря мобильному приложению ускорила работу прорабов на 80%.
Руководители отделов предоставляют отчеты в течение нескольких часов.
Вся техническая документация оформляется в течение 10 минут благодаря шаблонам.
Благодаря уведомлениям в системе сотрудники не пропускают важных событий.
100% высокий уровень безопасности, что позволяет компании проводить все необходимые финансовые операции.
Корректный экспорт данных происходит в течение 5-10 минут и зависит только от размера файла.
Удобная система управления жилыми комплексами для менеджеров отдела продаж помогла повысить скорость обработки лидов на 80%
Продажи компании выросли на 70% по сравнению с предыдущим кварталом.
Лояльность и удовлетворённость клиентов выросла на 60%.

Компания D4 CRM ваш надёжный партнер в мире CRM систем.

Обратитесь к нам если вам необходимо выполнить следующие задачи:

Получить аудит для вашего бизнеса.
Необходима консультация по выбору CRM-системы.
Внедрение и настройка системы.
Оптимизация бизнес процессов.
Обучение пользователей.
Техническая поддержка.

У вас остались вопросы?

Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!

Все как на ладони: Как мы автоматизировали управление закупками и платежами

Все как на ладони: Как мы автоматизировали управление закупками и платежами

Детали

О проекте

Цель этого проекта:

Комментарий специалиста

Ход работ

1 этап. Аудит и серия консультаций для формализации задач и написания ТЗ.

2 этап. Создание первичного моделирования.

3 этап. Обсуждение и утверждение плана работ.

4 этап. Разработка системы.

5 этап. Тестирование.

6 этап. Сдача проекта.

7 этап. Проведение обучения.

Результаты проекта

Результаты

Создание заявок на закупку

Удобная отчетность и аналитика

Управление проектами и пользователями

Администрирование:

Организация работы:

Управление закупками

Отчетность и аналитика

Безопасность и конфиденциальность

Функции составленные для клиента в индивидуальном порядке

Выводы

Компания D4 CRM ваш надёжный партнер в мире CRM систем.

У вас остались вопросы?

Получить консультацию по вашему проекту

Готовы увеличить свой доход?

Похожие кейсы