Кейс автоматизации контроля документооборота
Кейс автоматизации контроля документооборота
Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.
До обращения к нам клиент сталкивался с серьезными проблемами в области контроля документооборота:
- Отсутствовал системный подход к отслеживанию сроков действия ключевых документов клиентов.
- Менеджеры вручную контролировали даты окончания разрешений.
- По статистике, около 60% документов не были вовремя обновлены из-за человеческого фактора.
- Менеджеры тратили до половины рабочего времени на мониторинг дат и ручную постановку задач. Но все равно случались ошибки.
- Приблизительно 5 из 10 клиентов выражали недовольство несвоевременными уведомлениями о необходимости продления документов.
- Компания ежемесячно теряла около 60% потенциально прогнозируемой выручки из-за простоев, связанных с просроченными документами
Таким образом, неэффективный контроль документооборота не только создавал значительную нагрузку на персонал компании, но и напрямую влиял на финансовые показатели и удовлетворенность клиентов.
Задача
Необходимо было найти комплексное решение, которое автоматизировало бы процесс контроля сроков и минимизировало риски, связанные с человеческим фактором.
После проведения аудита существующих процессов, серии консультаций с руководством компании и анализа критических точек в работе с документами, мы разработали следующий план действий:
- Создать систему автоматического отслеживания сроков действия ключевых документов
- Внедрить механизм автоматической постановки задач менеджерам заблаговременно до истечения сроков
- Разработать гибкую структуру данных для хранения информации о различных типах документов
- Минимизировать ручные операции в процессе контроля документооборота
- Обеспечить прозрачность всего процесса для улучшения аналитики и контроля
Ход работ
Создали структуру данных для учета документов
Внедрили систему тегов для управления процессами
Разработали систему автоматических задач
Настроили условия срабатывания автоматизаций
Что получилось

У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!
Заказать консультацию