Контейнер — 960px

Контроль проектов и задач

Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.

Контейнер — 960px

Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%

Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%

Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%

Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%

Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.

До обращения к нам клиент сталкивался с серьезными проблемами в области контроля документооборота:

Отсутствовал системный подход к отслеживанию сроков действия ключевых документов клиентов.
Менеджеры вручную контролировали даты окончания разрешений.
По статистике, около 60% документов не были вовремя обновлены из-за человеческого фактора.
Менеджеры тратили до половины рабочего времени на мониторинг дат и ручную постановку задач. Но все равно случались ошибки.
Приблизительно 5 из 10 клиентов выражали недовольство несвоевременными уведомлениями о необходимости продления документов.
Компания ежемесячно теряла около 60% потенциально прогнозируемой выручки из-за простоев, связанных с просроченными документами

Таким образом, неэффективный контроль документооборота не только создавал значительную нагрузку на персонал компании, но и напрямую влиял на финансовые показатели и удовлетворенность клиентов.

Задача

Необходимо было найти комплексное решение, которое автоматизировало бы процесс контроля сроков и минимизировало риски, связанные с человеческим фактором.

После проведения аудита существующих процессов, серии консультаций с руководством компании и анализа критических точек в работе с документами, мы разработали следующий план действий:

Создать систему автоматического отслеживания сроков действия ключевых документов
Внедрить механизм автоматической постановки задач менеджерам заблаговременно до истечения сроков
Разработать гибкую структуру данных для хранения информации о различных типах документов
Минимизировать ручные операции в процессе контроля документооборота
Обеспечить прозрачность всего процесса для улучшения аналитики и контроля

Ход работ

Создали структуру данных для учета документов

Добавили в CRM-систему специальные поля для хранения дат окончания различных типов документов.

Внедрили систему тегов для управления процессами

Добавили тег, который служит триггером для активации автоматических задач связанных с прозвоном клиентов. Настроили правила применения и удаления тега в зависимости от статуса клиента.

Разработали систему автоматических задач

Настроили правила создания задач за 30 дней до даты окончания каждого документа. Сформировали четкий формат текста задачи: «Через 30 дней дата окончания протокола. Связаться с клиентом». Настроили автоматическое назначение ответственных за каждую задачу.

Настроили условия срабатывания автоматизаций

Автозадачи создаются только для сделок на успешных этапах. Обязательное условие — наличие тега-тригера. Требуется заполненная дата окончания соответствующего документа.

Что получилось

Основные показатели

Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%

Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%

Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%

Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%

В результате внедрения системы автоматизации контроля документооборота:

1. Создана комплексная система отслеживания документов:

Все ключевые даты хранятся в структурированном виде в CRM-системе
Настроены автоматические напоминания за 30 дней до истечения срока каждого документа
Все процессы прозрачны и поддаются контролю.

2. Автоматизирована постановка задач:

Система самостоятельно создает задачи для менеджеров в нужное время
Каждая задача содержит четкую формулировку и срок выполнения
Менеджеры избавлены от необходимости самостоятельно отслеживать даты

*пример постановки задачи

3. Упрощен процесс работы с клиентами:

Своевременные уведомления позволяют заблаговременно контактировать с клиентами
Снижен риск просрочки документов
Улучшен уровень клиентского сервиса

*Пример списка задач по работе с клиентами

Выводы и итоги

Внедрение автоматизированной системы контроля документооборота позволило компании достичь значительных улучшений:

Повышение эффективности работы:
- Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
- Высвобожденные ресурсы направлены на развитие отношений с клиентами
- Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
Улучшение клиентского сервиса:
- Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
- Уровень удовлетворенности клиентов вырос на 20%
- Число повторных обращений клиентов увеличилось на 15%
Финансовые результаты:
- Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
- Снижение операционных расходов на контроль документооборота составило 25%
- Общая рентабельность бизнеса выросла на 5%
Масштабируемость бизнеса:
- Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.
- Система готова к масштабированию и может быть адаптирована под новые типы документов или требования

Внедренное решение не только решило текущие проблемы компании, но и создало надежную основу для дальнейшего развития бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов.

У вас остались вопросы?

Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!

Контейнер — 960px

Контейнер — 960px

Задача

Ход работ

Создали структуру данных для учета документов

Внедрили систему тегов для управления процессами

Разработали систему автоматических задач

Настроили условия срабатывания автоматизаций

Что получилось

Основные показатели

Выводы и итоги

У вас остались вопросы?

Получить консультацию по вашему проекту

Готовы увеличить свой доход?

Похожие кейсы