Кейс автоматизации контроля документооборота
Кейс автоматизации контроля документооборота
Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.
До обращения к нам клиент сталкивался с серьезными проблемами в области контроля документооборота:
-
Отсутствовал системный подход к отслеживанию сроков действия ключевых документов клиентов.
-
Менеджеры вручную контролировали даты окончания разрешений.
-
Приблизительно 5 из 10 клиентов выражали недовольство несвоевременными уведомлениями о необходимости продления документов.
-
По статистике, около 60% документов не были вовремя обновлены из-за человеческого фактора.
-
Менеджеры тратили до половины рабочего времени на мониторинг дат и ручную постановку задач. Но все равно случались ошибки.
-
Компания ежемесячно теряла около 60% потенциально прогнозируемой выручки из-за простоев, связанных с просроченными документами
Задача
Необходимо было найти комплексное решение, которое автоматизировало бы процесс контроля сроков и минимизировало риски, связанные с человеческим фактором.
После проведения аудита существующих процессов, серии консультаций с руководством компании и анализа критических точек в работе с документами, мы разработали следующий план действий:
-
Создать систему автоматического отслеживания сроков действия ключевых документов
-
Внедрить механизм автоматической постановки задач менеджерам заблаговременно до истечения сроков
-
Разработать гибкую структуру данных для хранения информации о различных типах документов
-
Минимизировать ручные операции в процессе контроля документооборота
-
Обеспечить прозрачность всего процесса для улучшения аналитики и контроля
Ход работ
Тестовий підзаголовок
-
Создали структуру данных для учета документов
Добавили в CRM-систему специальные поля для хранения дат окончания различных типов документов.
-
Внедрили систему тегов для управления процессами
Добавили тег, который служит триггером для активации автоматических задач связанных с прозвоном клиентов. Настроили правила применения и удаления тега в зависимости от статуса клиента.
-
Разработали систему автоматических задач
Настроили правила создания задач за 30 дней до даты окончания каждого документа. Сформировали четкий формат текста задачи: «Через 30 дней дата окончания протокола. Связаться с клиентом». Настроили автоматическое назначение ответственных за каждую задачу.
-
Настроили условия срабатывания автоматизаций
Автозадачи создаются только для сделок на успешных этапах. Обязательное условие — наличие тега-тригера. Требуется заполненная дата окончания соответствующего документа.
Что получилось
Тестовий підзаголовок
-
Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
-
Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
-
Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
-
Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
-
Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.
В результате внедрения системы автоматизации контроля документооборота:
Создана комплексная система отслеживания документов:
-
Все ключевые даты хранятся в структурированном виде в CRM-системе
-
Настроены автоматические напоминания за 30 дней до истечения срока каждого документа
-
Все процессы прозрачны и поддаются контролю.
Автоматизирована постановка задач:
-
Система самостоятельно создает задачи для менеджеров в нужное время
-
Каждая задача содержит четкую формулировку и срок выполнения
-
Менеджеры избавлены от необходимости самостоятельно отслеживать даты
Упрощен процесс работы с клиентами:
-
Своевременные уведомления позволяют заблаговременно контактировать с клиентами
-
Снижен риск просрочки документов
-
Улучшен уровень клиентского сервиса
Выводы и итоги
Внедрение автоматизированной системы контроля документооборота позволило компании достичь значительных улучшений:
-
Повышение эффективности работы
Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
Высвобожденные ресурсы направлены на развитие отношений с клиентами
Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
-
Улучшение клиентского сервиса
Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
Уровень удовлетворенности клиентов вырос на 20%
Число повторных обращений клиентов увеличилось на 15%
-
Финансовые результаты
Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
Снижение операционных расходов на контроль документооборота составило 25%
Общая рентабельность бизнеса выросла на 5%
-
Масштабируемость бизнеса
Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.
Система готова к масштабированию и может быть адаптирована под новые типы документов или требования
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!
Заказать консультациюГотовы увеличить свой доход?
Увеличивайте прибыль с помощью маркетинга на основе данных и под руководством экспертов.
Экономьте время с помощью наших проверенных временем решений
Увеличивайте прибыль с помощью собственных экспертов из вашей отрасли
Опережайте конкурентов с помощью стратегий, основанных на данных и нашей экспертности
