Кейс автоматизации контроля документооборота
Кейс автоматизации контроля документооборота
Компания клиента специализируется на грузоперевозках. И обратилась к нам с целью автоматизации контроля документооборота. Ведь все эти задачи решались вручную и это приводило к большим проблемам. А в работе компании в этой сфере необходимо постоянно следить за актуальностью множества документов: от технических осмотров и тахографов до страховых полисов и специальных разрешений. Любая просрочка может привести не только к штрафам и простоям транспорта, но и к серьезным репутационным потерям компании на рынке логистических услуг.
До обращения к нам клиент сталкивался с серьезными проблемами в области контроля документооборота:
-
Отсутствовал системный подход к отслеживанию сроков действия ключевых документов клиентов.
-
Менеджеры вручную контролировали даты окончания разрешений.
-
Приблизительно 5 из 10 клиентов выражали недовольство несвоевременными уведомлениями о необходимости продления документов.
-
По статистике, около 60% документов не были вовремя обновлены из-за человеческого фактора.
-
Менеджеры тратили до половины рабочего времени на мониторинг дат и ручную постановку задач. Но все равно случались ошибки.
-
Компания ежемесячно теряла около 60% потенциально прогнозируемой выручки из-за простоев, связанных с просроченными документами
Задача
Необходимо было найти комплексное решение, которое автоматизировало бы процесс контроля сроков и минимизировало риски, связанные с человеческим фактором.
После проведения аудита существующих процессов, серии консультаций с руководством компании и анализа критических точек в работе с документами, мы разработали следующий план действий:
-
Создать систему автоматического отслеживания сроков действия ключевых документов
-
Внедрить механизм автоматической постановки задач менеджерам заблаговременно до истечения сроков
-
Разработать гибкую структуру данных для хранения информации о различных типах документов
-
Минимизировать ручные операции в процессе контроля документооборота
-
Обеспечить прозрачность всего процесса для улучшения аналитики и контроля
Ход работ
Тестовий підзаголовок
-
Создали структуру данных для учета документов
Добавили в CRM-систему специальные поля для хранения дат окончания различных типов документов.
-
Внедрили систему тегов для управления процессами
Добавили тег, который служит триггером для активации автоматических задач связанных с прозвоном клиентов. Настроили правила применения и удаления тега в зависимости от статуса клиента.
-
Разработали систему автоматических задач
Настроили правила создания задач за 30 дней до даты окончания каждого документа. Сформировали четкий формат текста задачи: «Через 30 дней дата окончания протокола. Связаться с клиентом». Настроили автоматическое назначение ответственных за каждую задачу.
-
Настроили условия срабатывания автоматизаций
Автозадачи создаются только для сделок на успешных этапах. Обязательное условие — наличие тега-тригера. Требуется заполненная дата окончания соответствующего документа.
Что получилось
Тестовий підзаголовок
-
Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
-
Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
-
Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
-
Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
-
Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.
В результате внедрения системы автоматизации контроля документооборота:
Создана комплексная система отслеживания документов:
-
Все ключевые даты хранятся в структурированном виде в CRM-системе
-
Настроены автоматические напоминания за 30 дней до истечения срока каждого документа
-
Все процессы прозрачны и поддаются контролю.
Автоматизирована постановка задач:
-
Система самостоятельно создает задачи для менеджеров в нужное время
-
Каждая задача содержит четкую формулировку и срок выполнения
-
Менеджеры избавлены от необходимости самостоятельно отслеживать даты
Упрощен процесс работы с клиентами:
-
Своевременные уведомления позволяют заблаговременно контактировать с клиентами
-
Снижен риск просрочки документов
-
Улучшен уровень клиентского сервиса
Выводы и итоги
Внедрение автоматизированной системы контроля документооборота позволило компании достичь значительных улучшений:
-
Повышение эффективности работы
Время, затрачиваемое менеджерами на контроль документов, сократилось на 90%
Высвобожденные ресурсы направлены на развитие отношений с клиентами
Количество задач, выполняемых менеджерами ежедневно, увеличилось на 35%
-
Улучшение клиентского сервиса
Количество просроченных документов снизилось с 12% до менее 1%
Уровень удовлетворенности клиентов вырос на 20%
Число повторных обращений клиентов увеличилось на 15%
-
Финансовые результаты
Устранение простоев из-за просроченных документов увеличило выручку на 7%
Снижение операционных расходов на контроль документооборота составило 25%
Общая рентабельность бизнеса выросла на 5%
-
Масштабируемость бизнеса
Упрощение процессов позволило увеличить клиентскую базу, не расширяя штат специалистов, которые работают с клиентами.
Система готова к масштабированию и может быть адаптирована под новые типы документов или требования
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них. Оставьте свои контактные данные. Будем рады обсудить ваш проект!
Заказать консультациюГотовы увеличить свой доход?
Увеличивайте прибыль с помощью маркетинга на основе данных и под руководством экспертов.
Экономьте время с помощью наших проверенных временем решений
Увеличивайте прибыль с помощью собственных экспертов из вашей отрасли
Опережайте конкурентов с помощью стратегий, основанных на данных и нашей экспертности
Похожие кейсы
Автоматизация финансового учета в отеле
Наш клиент ведет всю работу с клиентами в Битрикс24: система фиксирует обращения со всех каналов продаж, сохраняет контактную информацию о клиенте в единую базу и записывает историю коммуникаций. Менеджеры могут создавать новые бронирования прямо в Битрикс24, которые отображаются в PMS, и наоборот, все заявки из PMS превращаются в сделки в Битрикс24. Вся работа с сделками ведется на портале, документы и счета автоматически генерируются и отправляются из Битрикс24.
Система оценки качества услуг для отеля
К нам за помощью обратилась владелица престижного отеля в Одессе с задачей автоматизации бизнес-процессов, а именно — автоматизированного сбора обратной связи от гостей отеля. Из-за заключенного NDA название компании не разглашается.
Система выставлений онлайн-ссылок на оплату для отеля
К нам за помощью обратилась владелица престижного отеля в Одессе с задачей автоматизации бизнес-процессов, а именно — настройка и активация возможности оплаты с помощью онлайн-ссылок. Из-за заключенного NDA название компании не разглашается.
Битрикс24 для сети отелей Valletta Group
Сеть отелей Valletta Group, расположенная в Коблево, обратилась к нам с задачей оптимизации процесса бронирования и системного сбора данных о клиентах перед началом высокого сезона. Общий номерной фонд сети — 500 номеров.
Автоматизация работы HR-отдела с помощью Битрикс24
К нам обратился наш постоянный клиент — онлайн-школа программирования Robocode. Когда компания начала активно расширяться и нанимать новых сотрудников, HR-отдел оказался перегружен из-за отсутствия систематизации процесса отбора, большого объема рутинных задач и отсутствия общей площадки для хранения информации о кандидатах. Компания решила автоматизировать найм кандидатов и внутренние HR-процессы с помощью Битрикс24.
Автоматизированная воронка продаж для рекламного агентства
Компания D4 CRM постоянно тестирует возможности Битрикс24 на себе и использует эту CRM для автоматизации продаж и маркетинга. В этом кейсе мы расскажем, как Битрикс24 помогает работать с контактами аудитории, которая записывается на наши вебинары.
Битрикс24 для отдела продаж компании по строительству солнечных электростанций
Наш клиент – компания SolarBuild360 – занимается строительством и обслуживанием солнечных электростанций по всей Украине. Компания была основана в 2018 году и за годы работы завоевала хорошую репутацию. Количество заявок на установку постоянно растет, и чтобы отдел продаж мог эффективнее их обрабатывать, руководство компании приняло решение интегрировать Битрикс24.
Простая логистика для мебельного магазина
К нам в компанию обратилась владелица мебельного бизнеса с салонами в нескольких городах Украины. Из-за необходимости уточнять множество деталей по товару и доставке с клиентами, организация совместной работы складов и магазинов была неэффективной. Исходя из особенностей работы клиента, мы начали автоматизировать процесс: от приема заказов до этапа доставки.
Интеграция Leeloo.ai с Битрикс24. Автоматический сбор лидов из воронки продаж
К нам обратился клиент, занимающийся обучением дизайну интерьера. Основным источником лидогенерации для клиента был YouTube канал, на котором часто проходят вебинары и бесплатные курсы. Для автоматизации пути клиентов по воронке продаж используется платформа Leeloo.ai. Возникла необходимость связать данный канал с CRM системой Битрикс24 для автоматического сбора и хранения контактов всех теплых лидов.
Продажи «Быстрее. Выше. Сильнее»
Клиент — компания, занимающаяся продажей стройматериалов с шестью направлениями деятельности, обратилась к нам для интеграции своих онлайн-продаж в систему Битрикс24 для улучшения прозрачности и эффективности всех каналов продаж, включая маркетплейсы Rozetka и Prom.